La Unidad de Seguimiento opera en la etapa “Actuar” del Ciclo de la Calidad Institucional, para apoyar la mejora continua en la Institución mediante la asesoría, el acompañamiento y el seguimiento de planes de mejora institucionales, de carreras y programas académicos.

En los procesos de aseguramiento de la calidad, un plan de Mejoras puede ser entendido como un proyecto que consiste en actividades coordinadas y controladas cuyo objetivo, a corto, mediano o largo plazo, es eliminar o reducir las causas de una debilidad, o las diferencias entre lo deseado y lo real en una oportunidad de mejora, detectadas como resultado de un juicio fundado en el análisis crítico de una entidad determinada, por efectos de la aplicación de mecanismos de aseguramiento de la calidad para evaluar el nivel de cumplimiento de requisitos de calidad.

En un proceso, área, unidad, carrera o programa, el plan de mejoras implica una orientación para corregir las desviaciones de la calidad. Esto se genera a partir del juicio evaluativo, principalmente través de un proceso llevado a cabo por un equipo de autoevaluación o de auditoría.

La mejora de la calidad mantiene las fortalezas, permite la superación de debilidades, instala un ciclo continuo en que las mejoras repercuten en nuevos procesos o productos derivados que continuamente aportan información para la toma de decisiones dentro de las funciones de la entidad evaluada, integrando dinámicas internas con instancias académicas y administrativas. Lo anterior incide en una mejor gestión y calidad de los procesos a través de entrelazar elementos internos y externos de los procesos académicos y administrativos.

Diversos mecanismos, procesos, herramientas de gestión y programas, implementados en distintos niveles de la institución (incluyendo el nivel estratégico institucional, facultades y unidades académicas), que permitan establecer –a partir de su implementación-, condiciones de diagnóstico, control, verificación y/o evaluación, para la posterior mejora continua de los procesos y servicios institucionales. Asimismo, se destaca las auditorías internas de la calidad, como mecanismo de evaluación y retroalimentación.

Autoevaluación

Es un proceso sistemático, autorregulado y documentado con evidencias, registros, declaraciones u otra información pertinente y verificable, del quehacer de una entidad, que un equipo de la propia entidad evaluada revisa y analiza críticamente en función de sus propósitos y requisitos de calidad, identificando debilidades y fortalezas incluyendo la formulación de planes de mejora y el establecimiento de los acuerdos de seguimiento, que correspondan.

Evaluación interna de carreras y programas académicos

Es un proceso sistemático, autorregulado y documentado con evidencias, registros, declaraciones u otra información pertinente y verificable del quehacer de un programa académico que un equipo de este, acompañado por profesionales de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad, revisa y analiza críticamente en función de propósitos y requisitos de calidad focalizados, identificando debilidades y fortalezas incluyendo la formulación de planes de mejora y el establecimiento de los acuerdos de seguimiento, que correspondan.

Acreditación

Es una decisión o juicio evaluativo como resultado de una auditoría académica realizada por un equipo de evaluadores externos que revisa cuidadosamente cada uno de los mecanismos de autorregulación asociados a áreas particulares, y examina su consistencia, desarrollo y resultados.

Utiliza como evidencias el informe de autoevaluación elaborado por la entidad evaluada, una ficha de recopilación de indicadores y datos de la entidad y, antecedentes obtenidos en la visita que los pares evaluadores realiza a la entidad. Su objetivo es determinar si la institución, carrera o programa cuenta con políticas y mecanismos de autorregulación apropiados, y si el funcionamiento de estos permite asegurar su calidad en las áreas definidas.

Auditoría de interna

Es un proceso sistemático, independiente y documentado con evidencias, registros, declaraciones u otra información pertinente y verificable del quehacer de una entidad, que un equipo auditor revisa y analiza críticamente en función de los propósitos y requisitos de calidad de esta, identificando debilidades y fortalezas incluyendo la formulación de planes de mejora y el establecimiento de los acuerdos de seguimiento, que correspondan.

Diagnóstico

Es un estudio que realiza un equipo especializado para evaluar el desempeño de una entidad en relación al medio externo en que se desenvuelve – resultados comparados con entidades similares, opinión y satisfacción de partes interesadas externas, tendencias respecto a factores sociales, económicos, políticos, tecnológicos, medioambientes y legales – y factores internos – funciones, procesos, reglamentos, normas, políticas, modelos, opinión y satisfacción de partes interesadas internas- mediante el análisis crítico de evidencias documentales y de información obtenida de manera sistemática por medio de instrumentos de carácter cualitativo o cuantitativo, que se traduce en juicios evaluativos fundados respecto a oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas que dan lugar a estrategias ya sea en la forma de ajustes o una nueva planificación para la entidad o, bien, dan lugar a la formulación de planes de mejora y al establecimiento de los acuerdos de seguimiento, que correspondan.

Evaluación del Consejo de la Calidad

Oportunidades de mejora que surgen de la evaluación del SIAC, por parte del Consejo de la Calidad de la Institución y del estado en el que se encuentran los planes de mejora previamente formulados a partir de las evaluaciones que realiza este Consejo.  También en esta instancia, se enuncian las debilidades que justifican la implementación de Planes de Mejora Inmediatos, que se formulan para procurar la satisfacción oportuna de los criterios internos o externos de calidad que correspondan.

Evaluación de partes interesadas

Corresponde a la evaluación de la retroalimentación que resulta del seguimiento y monitoreo del nivel de satisfacción de las partes interesadas respecto a los criterios de calidad que le son aplicables. Esta información se sistematiza mediante el diseño y aplicación de instrumentos de recopilación de datos cuantitativos y cualitativos a partes interesadas, previamente identificadas, que se traduce en juicios evaluativos fundados respecto a oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas que dan lugar a estrategias ya sea en la forma de ajustes o una nueva planificación para la entidad o, bien, dan lugar a la formulación de planes de mejora y al establecimiento de los acuerdos de seguimiento, que correspondan.

Ciclo de Buenas Prácticas de Calidad

La identificación de buenas prácticas de calidad permite retroalimentar a las unidades administrativas y académicas en oportunidades de mejora continua de su quehacer.

Se trata de iniciativas, hábitos, rutinas o experiencias estructuradas que han contribuido, positiva y eficientemente al fortalecimiento de algún área específica del quehacer de una institución, unidad, carrera o programa. Una buena práctica es una iniciativa ya materializada, desarrollada en forma eficaz y eficiente y que ha producido o continúa produciendo un efecto positivo verificable en la organización, agregando valor para uno o más actores institucionales. (Glosario Cinda[1])

Estas buenas prácticas debidamente evaluadas pueden dar lugar a oportunidades de mejora que deben ser abordadas mediante planes de mejora.

Corresponde a los distintos requerimientos y/o especificaciones que se desea obtener a partir de lo normativo y los requerimientos de los grupos de interés. Estos requisitos pueden encontrarse partir de los siguientes documentos/directrices institucionales y del medio: Estándares de Calidad de la CNA, Normativa Educación Superior Universitaria, Proyecto/Modelo Educativo, Política de investigación, Política de vinculación con el medio y retroalimentación y requerimientos de los grupos de interés.

Especificación del grado de cumplimiento de la consistencia externa o interna de aspectos específicos o generales de una entidad, justificada con evidencias basadas en registros e información documentada referida a propósitos, procesos, mecanismos de monitoreo, resultados, criterios o requisitos o dimensiones de calidad.

Significa una deficiencia o carencia, algo en lo que la institución tiene bajos niveles de desempeño y por tanto es vulnerable. Corresponde a un nivel deficitario de cumplimiento de propósitos declarados o de requisitos de calidad.

Es algo en lo que la institución es competente, se traduce en aquellos elementos o factores que estando bajo su control, mantiene un alto nivel de desempeño, constituyen buenas prácticas.

Son los insumos necesarios para desarrollar las actividades. Estos recursos deben ser expuestos en términos tales como jornadas completas equivalentes, materiales, horas hombre, etc. Es deseable señalar, junto con los recursos necesarios, su valor económico estimado, si es que involucra un aporte institucional aparte de los regulares para así poder evaluar el costo del Plan de Mejoras. Se sugiere tener como referencia los montos históricos a los que la unidad evaluada o área ha accedido o bien considerar aportes de financiamiento de algún fondo externo. La gestión y la concreción exitosa de objetivos de Mejoras, permite un uso efectivo de los recursos disponibles.